睡眠時間も確保できないほど多忙だった日々

ITツールの導入支援を手がける株式会社デジタル・クリエイティブ・ネットは、少人数で経理、受発注、Web更新、顧客向けコンサルティングなど、幅広い業務をこなしていました。その結果、睡眠時間もままならないほどの多忙な状況が続き、「当時のことを覚えていないくらい忙しかった」と振り返るほどだったそうです。

新規採用も検討されましたが、教育コストや退職リスク、そして業務の属人化を防ぎたいという思いから、外部への業務委託（アウトソース）が検討されました。

「チーム制」と「分単位」が決め手！

複数のサービスを比較検討した結果、同社がオンラインアシスタント「フジ子さん」（https://fujiko-san.com/）を選んだ決め手は、「チーム制」と「分単位での工数計上」でした。

RPAを活用した業務自動化を進める中で、管理画面の操作やデータダウンロードといった短時間の作業も発生していました。他社サービスでは15分単位での工数計算が一般的である中、「フジ子さん」は1分単位で依頼できるため、細かな業務も気軽に任せられる点が大きな評価ポイントとなりました。

また、チームで複数のアシスタントが対応する体制は、「業務を特定個人に集中させたくない」という同社の考えとぴったり合致したとのことです。

業務を一つずつ見直し、効率化への道筋を立てる

導入当初は業務整理の余裕もなかったため、朝一番の業務から順に「フジ子さん」へ依頼できるか相談することから運用が始まりました。メールチェックや受発注対応といった日常業務を一つずつ切り出し、「フジ子さん」側でマニュアル化を進めていきました。

この取り組みにより、必要な業務と不要な業務が明確になり、業務フローの簡略化やシステム化へとつながったそうです。現在では、作業手順を動画で共有し、「フジ子さん」が内容確認とマニュアル作成を行う体制に移行しており、依頼時の手間も削減されています。

5年以上の利用で実感する「フジ子さん」の4つのメリット

株式会社デジタル・クリエイティブ・ネットは、「フジ子さん」を5年以上利用する中で、主に以下の4つのメリットを実感しているといいます。

1. 業務が止まらないチーム制: チームで対応するため、業務が分散されやすく、追加の依頼もしやすいです。
2. 幅広い業務への対応力: 新しいフローや業務変更にも柔軟に対応できるため、様々な挑戦が可能です。「5年以上利用していても感心するほど対応力が高い」と感じられています。
3. アシスタントのスキルの高さ: 知見のあるアシスタントが依頼内容の不足を整理しながら確認してくれるため、手戻りが少なくスムーズな進行が期待できます。
4. 採用・教育コストと属人化リスクの抑制: 正社員を一人採用する代わりにチームへ業務を依頼することで、業務継続性の確保とコスト最適化につながっています。

業務改善と新たな挑戦への時間を創出

「フジ子さん」を導入したことで、日々発生する定型業務を任せられるようになり、営業活動やサービス改善など、本来注力すべき業務に時間を使えるようになりました。以前は業務に追われ、改善にまで手が回らなかった状況から、今では業務全体を俯瞰し、積極的に改善に取り組める環境が整っているとのことです。

今回の導入事例に関する詳細は、以下のページで確認できます。

• オンラインアシスタント活用事例

オンラインアシスタント®「フジ子さん」について

オンラインアシスタント®「フジ子さん」は、企業の成長に必要なサブ業務やノンコア業務を、必要な時にメールやチャットで依頼できるサービスです。

• 特長

  • 月10時間から依頼可能で、業務量に応じて柔軟に調整できます。

  • 最短1か月から契約可能で、契約期間の縛りがなく、状況に応じて変更や解約が可能です。

  • 経理・人事・総務からデータ整理・リサーチまで、1契約で幅広い業務に対応します。

  • 人件費や教育・設備コストを削減し、採用・雇用コストを抑えられます。

• 運営会社概要

  • 会社名：BPOテクノロジー株式会社

  • 本社：東京都中央区銀座6-14-8

  • 代表者：代表取締役社長 山田 真也

  • 設立：2017年2月

  • 提供サービス：オンラインアシスタント®「フジ子さん」、オンラインBPO

  • URL：https://bpo-tech.co.jp

BPOテクノロジー株式会社は、「人々の時間を増やし、幸せを増やす ― ヒトとAIの最適なチームワークの探求 ―」を経営理念に掲げ、人手不足の解消だけでなく、企業のDX推進や業務効率化・自動化を支援することで、より持続的で進化した社会の実現を目指しています。